La productividad es más que un simple número. Es el reflejo de la eficiencia y el rendimiento de un equipo, el cual, a su vez, depende del adecuado seguimiento de tareas y responsabilidades. Sin embargo, muchas empresas se enfrentan al conflicto de cómo lograr un balance entre la supervisión y la autonomía de los empleados.
La clave está en el seguimiento inteligente, sin caer en el micromanagement, el cual es un estilo de gestión en el que un líder controla y supervisa de manera excesiva o detallada las tareas y actividades de sus empleados, incluso en aspectos que podrían ser manejados de manera autónoma, algo que, lejos de fomentar el rendimiento, puede ser contraproducente.
Cuando se habla de seguimiento inteligente no se trata de estar vigilando cada movimiento de los empleados, sino de asegurarse de que tienen las herramientas necesarias y un marco claro de referencia para llevar a cabo su trabajo. El seguimiento puede ser tan sencillo como tener reuniones rutinarias o revisar los avances de manera objetiva, utilizando indicadores específicos, sin caer en la trampa de la vigilancia extrema.
El micromanagement es peligroso porque puede ser altamente destructivo. De acuerdo con un informe de la Harvard Business Review, el 59% de los empleados han declarado que esta práctica reduce su productividad y creatividad, ya que les hace sentir agobio y que no se les confía lo suficiente para tomar decisiones de manera autónoma.
En la actualidad existen muchas herramientas tecnológicas que pueden ser aliadas en el seguimiento de tareas. Estas permiten a los líderes tener una mejor visibilidad de las actividades y el progreso de las mismas; sin necesidad de interrumpir constantemente el trabajo de los empleados. Plataformas como Asana, Trello o Monday han transformado la forma de trabajar específicamente en lo que tiene que ver con trazabilidad y seguimiento.
De hecho, según un informe de PwC, el 64% de las empresas líderes en innovación utilizan tecnología para gestionar tareas y proyectos de manera más eficiente, lo que les permite optimizar su tiempo y recursos sin caer en un seguimiento excesivo.
Además, el uso de herramientas digitales también fomenta la transparencia y la comunicación dentro de los equipos. La capacidad de tener un registro claro de las responsabilidades y los avances, mejora la toma de decisiones y facilita la asignación de recursos en función de las prioridades del equipo.
Por lo anterior descrito; el seguimiento de tareas y responsabilidades es vital para garantizar que los proyectos avancen según lo planeado. No obstante, también es crucial que este sea constructivo, objetivo y puntual y que no se convierta en una supervisión abrumadora. Sino en un ejercicio enriquecedor que lejos de sembrar temor, siembre un mundo de posibilidades para lograr los objetivos.
Para lo cual te puedes apoyar de las siguientes acciones:
1. Establecer expectativas claras.
2. Fomentar la autonomía y confianza.
3. Proveer las herramientas necesarias.
4. Realizar seguimiento de manera rutinaria, pero no intrusiva.
5. Proporcionar retroalimentación constructiva.
6. Medir resultados, no procesos.
7. Fomentar la comunicación abierta.
