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Entre lo urgente y lo importante

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POR Javier Cázares Sánchez

Una de las principales responsabilidades de un administrador es saber diferenciar entre lo que es urgente y lo que es importante. Cuando no se cuenta con las capacidades o la experiencia necesaria, es común que a lo urgente se le dé mayor relevancia porque siempre habrá la forma de justificar nuestras decisiones y acciones, incluso cuando sean malas, en que era urgente actuar.

Cuando el directivo o persona responsable de una organización se acostumbra a trabajar en base a urgencias siempre estará ocupado, sentirá que todo depende de él, se preocupará más de su rapidez de respuesta por encima de la efectividad de sus decisiones, no le importará gastar de más con tal de resolver la urgencia.

Este estilo de trabajo se le conoce como reactivo, en ocasiones es necesario, pero entre menos lo usemos es mejor. Un buen administrador debe de ser proactivo, es decir adelantarse a las urgencias, evitar que se presenten, o si se tiene que resolver una urgencia atenderla de raíz para que no se vuelva a presentar en el futuro.

Cuando se trabaja reactivamente es común tratar de resolver las consecuencias de los problemas en vez de la causa que los provoca, se le viven repartiendo aspirinas en vez de entender cuál es el origen del malestar y curar la causa.

Es responsabilidad de cada líder saber qué es lo importante de todas las situaciones que se le presentan, tener la capacidad de diferenciar aquello que merece su atención de aquellas situaciones que alguien más debe de atender o que incluso no ameritan ser atendidas.

Analizando la decisión que están tomando en el ayuntamiento de Hermosillo de comprar 30 recolectores de basura, invirtiendo más del doble de su costo, con el fundamento de que es urgente la necesidad de comprarlos y de que no existe una mejor manera de resolver el problema, nos ejemplifica la disyuntiva de atender lo urgente, tal vez sin considerar lo importante.

Hace algunos años nos tocó resolver exitosamente una situación bastante similar por lo que entiendo la mayor parte de las variables que están en juego y el tipo de presiones que este tipo de decisión conlleva. No obstante, nuestro esquema de solución fue algo diferente.

En primer lugar, nos quedó claro que para poder brindar un buen servicio de recolección no basta con comprar camiones, el sistema está conformado por muchos otros elementos, los choferes, el personal de limpia, las rutas, los esquemas de supervisión, los horarios, las políticas de trabajo, la calidad en el servicio, entre algunos otros conceptos a considerar adicionales.

Es decir, aun comprando los camiones pueden seguirse presentando ineficiencias, mal servicio, altos costos de operación, descomposturas frecuentes, problemas con el personal, fricciones con el sindicato, por hablar solo de algunos conceptos.

Un segundo punto por considerar es que el dinero que se invierta de mas en esta adquisición, entre 80 y 100 millones de pesos, será dinero que se dejará de invertir en otras necesidades del Ayuntamiento como pavimentación, recarpeteo, parques y jardines o la limpieza y el mantenimiento en general de nuestra ciudad.

Nosotros primero nos forzamos a ser eficientes y eficaces, con el fruto de esos esfuerzos pudimos invertir recursos propios en la modernización integral del sistema de recolección de basura, no solamente la compra de 40 camiones nuevos, sino atender al mismo tiempo los demás elementos de ese sistema.

Una tercera diferencia que pudiera resaltar es que buscamos darle la mayor exposición posible a la convocatoria, invitando directamente a todos los fabricantes de este equipamiento a nivel nacional, con el propósito de tener las mejores ofertas posibles para tomar la decisión.

Cumplir con los mínimos requisitos de ley obviamente es válido, pero levanta suspicacia cuando solamente tienes una opción para decidir, ya que el que se hayan inscrito dos empresas más en la convocatoria solo sirve para validar la parte legal pero no la parte profesional.

Los regidores han manifestado su interés de detener la firma del contrato respectivo y hacer una consulta a la ciudadanía al respecto de este tema, independientemente del resultado de estas acciones, yo les recomendaría que modifiquen el Reglamento de Adquisiciones del Ayuntamiento buscando fortalecer la transparencia, no solamente de esta adquisición sino de todas las demás, así mismo siendo proactivos buscaran crear mecanismos, vía nuevas disposiciones reglamentarias, que eviten que este vital servicio lo dejen caer las próximas administraciones por falta de inversión oportuna.

Acerca del autor

Javier Cázares Sánchez es consultor organizacional y analista en temas de seguridad.

Correo Electrónico

javier.cazares@outlook.com

Twitter

@jcazares66

Las opiniones expresadas en los artículos de nuestros colaboradores, son de exclusiva responsabilidad del autor, no necesariamente representan el sentir de Proyecto Puente

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